Revista de
Ciencias Sociales (RCS)
Vol. XXVIII, No. 2, Abril - Junio 2022. pp.
FCES - LUZ ● ISSN: 1315-9518 ● ISSN-E: 2477-9431
Nivel
de interoperabilidad en el sistema de información de la universidad pública en
México
Mejía Bárcena, Guillermo Raúl*
Cruz Mejía, Oliverio**
Meléndez Ruiz, Enrique Ismael***
Resumen
La
interoperabilidad de los sistemas de información representa un factor clave
para agilizar el intercambio de información en un entorno de colaboración,
especialmente en las entidades de la administración pública. Aunque existen
varios enfoques sobre este tema relacionados con entidades públicas y
organizaciones privadas, se carece de investigaciones en las universidades
públicas de México. Esta investigación es un estudio exploratorio de caso, que
propone un modelo de madurez para determinar el nivel de interoperabilidad en
la Universidad Autónoma de Tamaulipas, el modelo propuesto se basa en los
modelos de madurez más utilizados que miden la interoperabilidad. Para la
recolección de los datos se realizaron un total de diez entrevistas utilizando
la técnica semiestructurada. Una vez medida la interoperabilidad, con el modelo
propuesto, se concluye que la institución se encuentra a un bajo nivel
organizativo debido a procedimientos y políticas organizacionales, con escaso
dominio de la infraestructura tecnológica y de comunicaciones necesaria para
estar en el nivel más alto de interoperabilidad.
Palabras clave: Sistemas
de información; interoperabilidad; políticas organizacionales;
universidades públicas; México.
Level of interoperability in the public university
information system in Mexico
Abstract
The interoperability of information systems represents
a key factor in streamlining the exchange of information in a collaborative
environment, especially in public administration entities. Although there are
several approaches on this topic related to public entities and private
organizations, there is a lack of research in public universities in Mexico. This research is an exploratory case study, which
proposes a maturity model to determine the level of interoperability at the
Autonomous University of Tamaulipas, the proposed model is based on the most
widely used maturity models that measure interoperability. For data collection, a total of ten interviews were
performed using the semi-structured technique. Once interoperability has been
measured with the proposed model, it is concluded that the institution is at a
low level, due to organizational procedures and policies, but it also faces
different challenges due to the different levels at which it is located, since
it has the technological and communications infrastructure necessary to be at
the highest level of interoperability.
Keywords: Information
systems; interoperability; organizational policies; public universities; Mexico.
Introducción
En las últimas décadas, las instituciones gubernamentales
de América Latina han avanzado sustancialmente en la ejecución de políticas
públicas apoyadas por soluciones digitales, este crecimiento en ocasiones se ha
venido desarrollando en forma desordenada, lo que ha dado lugar a la
implementación de soluciones informáticas aisladas. Esto ha traído como
consecuencia una fragmentación de los sistemas de información, que dificulta su
agilidad de procesamiento, así como la integridad y oportunidad de la
información que generan.
La interoperabilidad se produce cuando diversas aplicaciones
y plataformas digitales pueden intercambiar datos, interpretarlos y facilitar
su disponibilidad a los usuarios y grupos de interés (Zapata y González, 2009; Banco
Interamericano de Desarrollo [BID], 2019). En ese sentido, la interoperabilidad es definida como: “La
habilidad de dos o más sistemas o componentes de intercambiar información y
utilizar la información que ha sido intercambiada” (Institute of Electrical and Electronics Engineering [IEEE],
2000, p.582).
Por su
importancia, Ralyté et al. (2008) sugieren que la Interoperabilidad de los
Sistemas de Información (ISI), debe ser incorporada en el plan estratégico de
la organización; mientras que Loukis y Charalabidis (2013), afirman que la ISI es
considerada en la “Agenda Digital para Europa” de la Comisión Europea, como un
factor clave para el desarrollo de una economía y sociedad digital progresiva
en la Unión Europea, también concluyen que la misma, tiene gran posibilidad de
mejorar la integración de las unidades y procesos de negocio; fomentar la
creación de nuevo valor a través de la innovación; así como maximizar los
beneficios de las tecnologías de la información.
La característica
principal que dificulta la interoperabilidad es la heterogeneidad, los sistemas
se componen de programas que están escritos por diferentes personas, en distintos
momentos, en diversos lenguajes de programación; y como resultado por lo
general proporcionan diferentes interfaces (Zapata
y González, 2009).
Dado que las
organizaciones requieren la interoperabilidad, estos son algunos de los
beneficios que aporta: (1) Mejora la comunicación mediante el intercambio de
información, de forma segura; (2) minimiza la replicación mediante la
alineación de actividades para una mejor coordinación; (3) estimula la
cooperación por los beneficios que ofrece el trabajo compartido, minimizando el
esfuerzo humano; (4) crea un ambiente de colaboración y trabajo en equipo entre
los participantes; (5) crea interfaces lo suficientemente flexibles para
adaptarse a múltiples usos, manteniendo la modularidad (Loukis y Charalabidis,
2013; IEEE Advancing Technology for Humanity, 2017).
Soares
y Amaral (2011), realizaron estudios
sobre interoperabilidad de los Sistemas de Información (SI) en diversos
organismos públicos europeos, y argumentan que son evidencia de falta de
interoperabilidad: (1) El retraso en la entrega de
trámites y servicios; (2) Llenar y volver a llenar formatos que contienen la
misma información: (3) Falta de transparencia para conocer en que paso se
encuentra un servicio cuando tiene que pasar por diferentes áreas; (4) Se
solicitan los mismos documentos en trámites con periodicidad continua, entre
otros.
A pesar de lo mostrado anteriormente
sobre los beneficios que otorga la interoperabilidad de los SI, y las
consecuencias que puede tener cuando no se le da la debida importancia en las
instituciones públicas o privadas, sólo se han realizado un pequeño número de
estudios empíricos sobre el valor que la ISI da a las organizaciones (Loukis y
Charalabidis, 2013).
Un estudio realizado por Leal, Guédria y
Panetto (2019), muestran los costos causados por la falta de interoperabilidad:
La Administración de Tecnología del Departamento de Comercio de los Estados
Unidos, estimó en 2004 un costo de $15.8 billones, relacionados a una
deficiente interoperabilidad entre SI de la Industria de Sistemas de Capital;
el Instituto de Salud del Oeste, evidenció en 2013 $30 billones en pérdidas
anuales por la falta de interoperabilidad entre diversos segmentos del sistema
de sanidad de los Estados Unidos; y por último, el reporte del Sistema Global
de la Asociación de Comunicaciones Móviles, mencionó que se pudieron haber
ahorrado en costos de cuidados de la salud en la Unión Europea, un aproximado
de 99 billones de euros, de haber implementado mejoras de interoperabilidad en
sus sistemas.
En
cuanto a los SI que se procesan en las universidades, desde las últimas décadas
existe una marcada tendencia a establecer una llamada sociedad basada en el
conocimiento, donde las universidades juegan un papel importante en formar a
los emprendedores e innovadores del presente y el futuro (Shih y Huang, 2017; Cantillo, Pedraza y Suarez, 2021;
Ureña et al., 2021).
Con
relación a los SI para las universidades, estos deben ser tratados como una
categoría especial, puesto que cuentan con procedimientos y procesos específicos
que deben ser tomados en cuenta para el diseño e implementación de un SI que
cumpla con los requerimientos de la institución (Strȋmbei et al., 2016).
De acuerdo con García-Peñalvo (2011);
y, Strȋmbei et al. (2016), los beneficios que
ofrecen los SI en las universidades son entre otros: (1) Formular y ejecutar
políticas académicas y programas eficaces; (2) hacer más productivo y eficiente
el gasto; (3) facilitar el acceso de los padres de familia, estudiantes y
catedráticos a los trámites y servicios académicos; (4) mejorar la
productividad y transparencia de la gestión; (5) facilitar la toma de
decisiones al contar con información relevante, confiable y oportuna; (6) fortalecer
la vinculación entre la academia con las instituciones públicas y privadas; (7)
fortalecer la interacción entre los estudiantes, funcionarios y el personal académico;
(8) aumentar la competitividad; y (9) tener un ambiente de confianza,
transparencia y estabilidad.
Los
avances de investigaciones sobre el tema de interoperabilidad de los SI,
muestran que los esfuerzos a nivel mundial para resolver el problema de la
interoperabilidad, se enfocan principalmente a las ciencias computacionales y a
la ingeniería para crear un lenguaje de interoperabilidad universal; el otro
enfoque es a nivel de grandes plataformas tecnológicas comerciales para que
puedan intercambiar información (Loukis y Charalabidis, 2013).
Leal
et al. (2019), realizaron un exhaustivo análisis bibliométrico de las publicaciones
existentes en librerías científicas con formato digital sobre el tema de
interoperabilidad, en ese estudio se encontraron un total de 447 publicaciones
de 1996 a 2018, los temas predominantes hallados están relacionados con
ciencias computacionales, servicios de salud, industria militar, y en un menor
grado lo referente a ciencias sociales, lo cual indica una falta de investigación
científica sobre el tema, sobre todo en esa área.
Con
el fin de medir la ISI, se propone un modelo denominado: Niveles de
Interoperabilidad de la Universidad Pública (NIUP); la recopilación de la
información se realizó a través de la técnica de la entrevista semiestructurada
a diez empleados de mandos medios y altos de la organización, en cuanto al
análisis de los datos se hizo uso del software
de Análisis Cualitativo de Datos Asistido por Ordenador (CAQDAS) MAXQDA Analytics Pro-2020 (Release 20.4.0).
MAXQDA
es uno de los CAQDAS más populares en el mercado actual. Este software permite ordenar las categorías
de análisis y clasificar segmentos de documentos o entrevistas transcritas,
mostrar gráficos y tablas respectivas de estas categorías (Saillard, 2011;
Fontanella, 2020). Por lo tanto, MAXQDA es el software utilizado para procesar la información recopilada en esta
investigación.
1. Fundamentación teórica
1.1.
La gestión de la tecnología en la universidad
Siendo los formadores de los
profesionales de la era de la información y el conocimiento, es un gran reto
para las universidades hoy en día, la gestión de la tecnología, actualmente,
existe una clara relación entre la tecnología y la eficiencia con la que la
universidad puede responder en sus procesos administrativos y académicos
(García-Peñalvo, 2011; López, 2013; Escorcia y Barros, 2020; Ureña et al.,
2021). Así, los procesos básicos necesarios para interoperar a
través del sistema de información universitario de acuerdo con Komka y
Daunoravicius (2001), se muestran en la Figura I.
Investigación Recursos Humanos Actividad Económica Biblioteca Medios de Comunicación Investigación Recursos Humanos Actividad Económica Biblioteca Medios de Comunicación Sistema de Información Universitario
Fuente: Elaboración propia, 2021 adaptado de Komka y Daunoravicius (2001).
Figura I:
Principales procesos del SI
universitario
En cuanto
al proceso de investigación, consiste en llevar un control automatizado de las
investigaciones, logros y publicaciones de los investigadores; las actividades
académicas que tienen que ver con la automatización de los procesos de
inscripción, cuotas, becas, incentivos, planes de estudio; llevar un control y
seguimiento de los profesores y sus certificaciones, de los estudiantes y sus
movilidades; kardex académico, así
como capacitaciones; por otra parte, la automatización de los recursos humanos,
permite contar con la información completa del personal universitario, la
información precisa sobre las plazas ocupadas, horarios y salarios (Komka y Daunoravicius, 2001).
El control de los activos, de las Tecnologías
de la Información (TI), compras, proveedores, servicios generales, y contratos,
son subsistemas del sistema administrativo; en cuanto a la actividad económica,
se refiere al control de los beneficios de ingresos por tasas de interés,
donaciones y otras actividades; asimismo, las actividades financieras permiten
el control automatizado de los ingresos y gastos, el presupuesto, como también
el sistema contable. Los sistemas bibliotecarios, controlan los libros físicos,
el repositorio institucional y las bases de datos científicas, así como su
disponibilidad y acceso (Komka y Daunoravicius, 2001).
Las instalaciones físicas de la universidad
son gestionadas por el sistema de infraestructura; las publicaciones, programas
de radio y televisión, actualizaciones del sitio web y redes sociales, son llevadas por el sistema de medios de
comunicación. Por último, el sistema de vinculación permite el seguimiento de
exalumnos, convenios con empresas, instituciones públicas, así como prestadores
de servicio social (Komka y Daunoravicius,
2001).
1.2.
Antecedentes y dominios de interoperabilidad
El concepto de
interoperabilidad en los SI no es realmente nuevo; el modelo ISO 9126 publicado
en 1991, se utiliza para evaluar la calidad de los sistemas de información y
hace referencia al concepto de interoperabilidad como una sub característica de
funcionalidad, que corresponde a una de las seis principales características
que miden la calidad de los SI (Al-Qutaish, 2010).
En la actualidad
el concepto de interoperabilidad ha cobrado una importancia y atención mucho
mayor debido a: (1) El progreso en la interconectividad que ofrecen las
infraestructuras de Internet, la Web y los sistemas distribuidos, permitiendo
un mayor acceso a un gran número de fuentes de información; (2) aumento en la
especialización del trabajo, la necesidad de analizar datos, lo que lleva a la
creación de información y conocimiento y su posterior reutilización y uso
compartido; y, (3) la necesidad de minimizar la replicación de datos y pasos
para realizar procesos (Sheth, 2015).
Según Ullberg,
Chen y Johnson (2009); y, Chen (2017), los dominios de interoperabilidad se refieren al nivel o área donde ocurre, sus características son: (1) Proceso:
Comportamiento del proceso involucrado en los sistemas institucionales que
requieren el intercambio de información; (2) Datos: Incluye todos
los datos (internos o externos) que fluyen en la organización; (3)
Servicio:
Este dominio está relacionado con la infraestructura tecnológica y de
comunicaciones que hace posible las interacciones entre los sistemas, también
con los diferentes sistemas, plataformas y aplicaciones que permiten el
procesamiento e intercambio de información, así como con el servicio prestado
por el área de tecnologías de la información; y, (4) Negocio: Trabajo de
forma armonizada a nivel de organización tomando en cuenta las diferentes formas
de toma de decisiones, métodos de trabajo, legislaciones y cultura de la
empresa, para facilitar el intercambio de información.
1.3. Medición
del nivel de la ISI
Para la evaluación de la interoperabilidad, los modelos de madurez juegan
un papel preponderante puesto que identifican las etapas a través de las cuales
los sistemas y organizaciones deben evolucionar o madurar, con el fin de
mejorar su capacidad de interoperar (C4ISR Architecture Working Group, 1998; Camara, Ducq y Dupas, 2014).
El Cuadro 1, muestra los principales modelos de madurez de interoperabilidad
según Leal et al. (2016).
Modelos más representativos para evaluar la interoperabilidad de los SI
|
Modelo |
Características Principales |
|
LISI:
Niveles de Interoperabilidad de los sistemas de información (C4ISR Architecture Working Group,
1998) |
Identifica y evalúa el
grado de interoperabilidad entre organizaciones o sistemas. Tiene un enfoque
más técnico. |
|
LCIM:
Modelo de Niveles de Interoperabilidad Conceptual (Tolk y Muguira, 2003) |
Propone niveles
conceptuales que evalúan la sintaxis y las diferencias semánticas entre los
sistemas |
|
MMEI:
Modelo para la Interoperabilidad Empresarial (Guédria, Naudet y Chen, 2015) |
Evalúa la interoperabilidad
antes de implementarse en las organizaciones, con el fin de hacerlas
interoperables en el futuro |
|
EIMM:
Interoperabilidad Empresarial Modelo de Madurez (ATHENA, 2005) |
Mejora la capacidad de las
empresas en relación con el intercambio de información, determinando las
áreas en las que una empresa debería trabajar. |
|
OIMM
Modelo de Madurez de Interoperabilidad Organizacional (Clark y Jones, 1999) |
Amplía el modelo LISI, se
centra en los criterios para evaluar los aspectos organizacionales de la
interoperabilidad |
|
PAICM Modelo
de Capacidad de Interoperabilidad de la Administración Pública (Almeida et
al., 2019) |
Se enfoca en medir el nivel
de interoperabilidad para las instituciones de la administración pública |
Fuente: Elaboración propia, 2021 en base a Leal et al. (2016).
2. Metodología
Para cumplir con el objetivo planteado, esta investigación es un
estudio de caso, que utiliza el método cualitativo. Según Yin (2009), un
estudio de caso es una investigación empírica que investiga un fenómeno
contemporáneo en el contexto de la vida real y donde se utilizan múltiples
fuentes de evidencia; mientras Eisenhardt (1989),
argumenta que se refiere a una estrategia de investigación que se centra en la
comprensión de la dinámica presente por medio del estudio de un entorno único. En este sentido, el estudio de
caso se centra en la Universidad Autónoma de Tamaulipas (UAT) en México.
La
UAT es una universidad pública del estado de Tamaulipas, México; cuenta con un
aproximado de 40.000 estudiantes distribuidos en 8 campus universitarios en las
principales ciudades del estado. Del total de estudiantes matriculados en
instituciones de educación superior públicas y privadas en Tamaulipas, el 32%
estudia en la UAT, convirtiéndola en la universidad más importante del estado
(UAT, 2016).
2.1. Modelo de madurez
propuesto para medir el nivel de interoperabilidad
Los modelos de
madurez analizados anteriormente en el Cuadro 1, tienen características
similares y difieren principalmente en su enfoque: El Modelo LISI, tiene un
enfoque técnico (C4ISR Architecture Working Group, 1998); el Modelo LCIM, se orienta
principalmente a las diferencias semánticas y conceptuales de los sistemas
(Tolk y Muguira, 2003); mientras que los modelos MMEI (Guédria et al., 2015),
EIMM (ATHENA, 2005), y OIMM (Clark y Jones, 1999), tienen un enfoque
empresarial; y el Modelo PAICM, se centra en la administración pública (Almeida
et al., 2019). El Cuadro 2,
muestra un comparativo de las características de los modelos LISI, LCIM y MMEI,
que se utilizan en la elaboración del modelo de medición propuesto.
Cuadro
2
Comparativo
de los modelos LISI, LCIM y MMEI
|
Nivel |
Modelo LISI (C4ISR Architecture
Working Group, 1998) |
Modelo
LCIM (Tolk y Muguira, 2003) |
Modelo
MMEI (Guédria et al., 2015) |
|
Nivel
0 |
Sistemas aislados: No existe conectividad, integración de datos entre
diferentes sistemas se lleva a cabo en forma manual. |
Sistemas de datos
específicos: No existe interoperabilidad entre sistemas,
desarrollos en base a incrementos. Datos no compartidos y poco documentados,
proliferación de uso de hojas de cálculo. |
No preparado: Sistemas aislados. Intercambio de información entre sistemas
se da en forma manual ya que no se cuenta con la preparación para compartir
información. |
|
Nivel
1 |
Sistemas conectados: Conexión 1 a 1,
Conexión electrónica entre sistemas con algún tipo de intercambio de datos
electrónico simple, como el correo electrónico, dispositivos auxiliares y la
voz |
Datos
documentados:
Los datos se estandarizan y documentan. Una vez que se documentan los datos,
se puede establecer un mapeo de los sistemas construidos para interconectar
los datos con otros sistemas. |
Definido: El sistema puede realizar
algunas operaciones de interoperabilidad básicas con otros sistemas de forma
limitada. |
|
Nivel
2 |
Sistemas distribuidos: Grupos
de colaboración intercambiando información, sistemas funcionando en red local
permitiendo la transferencia de datos de un sistema a otro. |
Datos
estáticos alineados:
Los datos se encuentran documentados usando un modelo de referencia común,
por lo que se pueden describir sin ambigüedades. |
Alineado: Procesos, modelos, datos y
servicios se basan en normas y prácticas estandarizadas. Recursos adecuados y
responsabilidades asignadas para facilitar el intercambio de información.
Capacitación sobre interoperabilidad al personal clave |
|
Nivel
3 |
Sistemas integrados: Intercambio
de información de bases de datos a todos los niveles, la conexión entre
sistemas se realiza a través de redes de área amplia (WAN), se apoya la
colaboración grupal. |
Datos
dinámicos alineados:
Se hace uso de un “lenguaje base” para hacer visible el comportamiento del
dato para el integrador y lograr cubrir el intercambio dinámico de
información. |
Organizado: Este nivel permite a una
empresa trabajar simultáneamente con diferentes grupos de interés. |
|
Nivel
4 |
Sistemas universales: Intercambio
de información y aplicaciones a todos los niveles, los usuarios acceden a los
datos en forma simultánea, aplicaciones y datos se comparten totalmente
logrando la interoperabilidad total. |
Datos
armonizados: Existe
una conexión semántica entre los datos que se encuentran relacionados al
código de ejecución. Se desarrolla un modelo para simular la operación e
interoperabilidad de los sistemas tomando en cuenta la armonización de los
datos y sus relaciones para asegurar la interoperabilidad. |
Adaptado: La empresa trabaja en
un entorno empresarial y de comunicaciones totalmente dinámico. El tiempo y
esfuerzo para preparar la interoperabilidad de los SI, con un nuevo asociado
heterogéneo que se une a la red se reduce considerablemente. En este nivel
superior de madurez, capacidad ágil de adaptación a cambios y oportunidades. |
Fuente: Elaboración propia, 2021 basado en C4ISR
Architecture
Working Group (1998);
Tolk y Muguira (2003); y, Guédria et al. (2015).
De igual manera, el Cuadro 3
muestra un comparativo de las características de los modelos EIMM, OIMM y PAICM,
que se utilizan en la elaboración del modelo de medición propuesto.
Cuadro
3
Comparativo de los modelos EIMM, OIMM y PAICM
|
Nivel |
Modelo EIMM (ATHENA, 2005) |
Modelo
OIMM (Clark y Jones, 1999) |
Modelo PAICM (Almeida et al.,
2019) |
|
Nivel
0 |
Realizado: El modelado y colaboración
empresarial se realiza, pero de forma básica y caótica. Las relaciones con
entidades externas no se planifican. No se utiliza todo el potencial de la
tecnología |
Independiente:
La
interacción entre organizaciones o áreas se da por el contacto personal. La
comunicación se da por teléfono, e-mail y contacto personal en las reuniones. |
El
modelo PAICM comienza en el nivel 1 - |
|
Nivel
1 |
Modelado: El modelado y colaboración
empresarial se hace de manera estandarizada. Se aplican metamodelos, se
definen las responsabilidades, el personal entiende el modelo de empresa y
saben cómo ejecutarlo, se utilizan tecnologías de red de comunicaciones para
colaborar. |
Ad hoc (adecuado): En este nivel sólo existen
estructuras organizacionales limitadas que podrían apoyar acuerdos básicos de
cómo implementar la interoperabilidad, donde puede haber algún objetivo
general compartido. |
Ad Hoc: Solo unos pocos procesos se
encuentran documentados, existen tareas y acciones algo caóticas. La
interoperabilidad está muy limitada y se produce de forma repentina y
ocasional. El éxito depende de las habilidades del personal y no de procesos
consolidados |
|
Nivel
2 |
Integrado: Los modelos empresariales
se han documentado, comunicado y usado oficialmente. El modelo tiene
trazabilidad hasta los sistemas empresariales, la colaboración empresarial se
facilita mediante tecnologías de interoperabilidad. |
Colaborativo: Existen estructuras
reconocidas para apoyar la interoperabilidad y se reconocen los objetivos
compartidos, pudiendo producir una importante comunicación e intercambio de
conocimientos. |
Definido: Se documentan los procesos y
actividades, hay pocos (o ninguno) controles, la interoperabilidad se
encuentra limitada y ocurre debido a que existen documentos, procesos y procedimientos
formales, se cumplen los objetivos de acuerdo como se vaya presentando la
necesidad. |
|
Nivel
3 |
Interoperable: Los modelos empresariales
apoyan la interoperabilidad dinámica y la adaptación a los cambios. Las
personas se adaptan al modelo empresarial. Los resultados y las métricas de
los procesos se definen como una base para la mejora continua |
Integrado: Existen sistemas de valores
y objetivos compartidos, un entendimiento común y una preparación para
interoperar, las estructuras se encuentran vigentes y se practican, sin
embargo, todavía hay vínculos residuales con una organización de origen. |
Gestionado: Existen controles, gestión y
capacitación relacionados con la interoperabilidad. Mediciones se realizan a
nivel de proyecto y/o áreas, pero no se formalizanpara todos los procesos. La
interoperabilidad se produce como una estrategia de gestión, todavía no se
encuentra institucionalizada. |
|
Nivel
4 |
Optimizado:
Los
modelos empresariales permiten a la organización adaptarse a los cambios del
entorno de manera y flexible, las tecnologías innovadoras se aplican
continuamente para mejorar la interoperabilidad. |
Unificado: Los objetivos
organizacionales, los sistemas de valores, la estructura/estilo de mando y
las bases de conocimiento se comparten en todo el sistema. La organización es
interoperable de manera continua |
Institucionalizado: Procesos, atributos y
prácticas de directrices relacionadas con la interoperabilidad, se
institucionalizan en la organización. Por su importancia, la interoperabilidad
cuenta con un enfoque estratégico y está integrada en el plan estratégico de
la organización. La interoperabilidad y la organización, en general, pueden
adaptarse a los cambios del entorno en forma ágil y flexible. |
Fuente: Elaboración propia, 2021 basado en Clark y Jones (1999); ATHENA (2005); y, Almeida
et al. (2019).
Con base en los Cuadros 2 y 3 descritos
anteriormente, se construye el modelo NIUP
(Niveles
de Interoperabilidad de la Universidad Pública) propuesto para medir el nivel
de interoperabilidad de la institución analizada, cuyas características
se describen a continuación:
Nivel (0) Sistemas Institucionales
Aislados: No existe interoperabilidad
entre sistemas; datos no compartidos y poco documentados; pocos procesos
documentados; no existen planes del organismo rector para agilizar el
intercambio de información; no se cuenta con una estructura formal en el área
de TI; existen limitaciones en cuanto a conectividad y equipo de cómputo.
Nivel (1) Sistemas Institucionales
Conexión Básica: Intercambio de datos
electrónico simple como correo electrónico, usb,
redes sociales; el desarrollo de sistemas institucionales es en base a
incrementos de como se presentan las necesidades; los procesos se documentan,
los datos se estandarizan y documentan; no hay planes de facilitar el
intercambio de información con enfoque estratégico; la interoperabilidad se da
de forma limitada y se produce principalmente debido a la existencia de
documentos, procesos, así como procedimientos formales; existen
áreas dentro de la institución que desarrollan sus propias aplicaciones
informáticas sin tomar en cuenta los estándares del área de TI del organismo
rector.
Nivel (2) Sistemas Institucionales
Conexión a Nivel Local: Se refuerza el equipamiento
tecnológico, los sistemas permiten el intercambio de información por medio de
redes locales; se establecen normas para la alineación con otros procesos, se
establecen normas y métodos de gestión de datos; se capacita al personal a fin
de implementar procedimientos para el intercambio de información; la
interoperabilidad se da a nivel proyecto o departamento; el personal de TI se
capacita y fortalece en cantidad, así como en habilidades, pero no cuenta con
una estructura bien definida.
Nivel (3) Sistemas Institucionales
Integrados: Intercambio de información
por medio de bases de datos entre el organismo rector y los campus
universitarios a través de redes de área amplia WAN; los datos se intercambian de manera estática, más no de forma
dinámica; existen plataformas y herramientas para la ejecución colaborativa de
procesos; existen controles, gestión, así como capacitación relacionada con la
interoperabilidad; se realizan mediciones a nivel área o proyecto, pero no
institucionalizadas en toda la organización.
Nivel (4) Interoperabilidad Total en la
Institución: Intercambio de información
ágil y oportuna en todos los niveles entre organismo rector y campus
universitarios, con lo que se logra la interoperabilidad total; todos los datos
se encuentran estandarizados en la institución y se intercambian en forma
dinámica; los procesos, dominios e indicadores relacionados con la
interoperabilidad se institucionalizan en la organización; por su importancia
la interoperabilidad se encuentra integrada al plan estratégico de la
organización; los SI generan automáticamente los indicadores que facilitan la
toma de decisiones a nivel gerencial; el área de TI se encuentra en la
estructura organizacional a nivel ejecutivo alto y sus lineamientos se hallan
estandarizados en toda la organización.
En este sentido, las variables e indicadores que se utilizarán para
medir el nivel de interoperabilidad de la institución a través del Modelo NIUP,
son resultado del análisis conceptual realizado. El Cuadro 4, muestra el
dimensionamiento de los dominios de interoperabilidad.
Cuadro 4
Dimensionamiento de los
dominios de interoperabilidad
|
Variable |
Dimensiones |
Indicadores |
|
|
Dominios
de interoperabilidad Referencias (Tolk y
Muguira, 2003; Ralyté et al., 2008; Yzquierdo y González, 2009; Ullberg et al.,
2009; Soares y Amaral, 2011; Solli-Sather,
2011; Loukis y
Charalabidis, 2013; Sheth, 2015; Almeida et al., 2019) |
Interoperabilidad
del proceso |
Contenido
del proceso |
Trazabilidad |
|
Precisión |
|||
|
Eficiencia |
|||
|
Semántica
del proceso |
No
redundancia del proceso |
||
|
Documentado,
estandarizado |
|||
|
Integridad |
|||
|
Oportunidad
del proceso |
Flexibilidad
para responder a cambios inesperados |
||
|
Tiempo en
la ejecución de una tarea |
|||
|
Actualidad |
|||
|
Interoperabilidad
del servicio |
Infraestructura
tecnológica |
Equipo de
cómputo y telecomunicaciones moderno |
|
|
Equipo de
cómputo y telecomunicaciones suficiente |
|||
|
Protocolos
de comunicación definidos |
|||
|
Recursos
humanos área de informática |
Estructura
área de informática |
||
|
Habilidades
del personal de informática |
|||
|
Oportunidad
del servicio |
|||
|
Sistemas,
aplicaciones y plataformas tecnológicas |
Facilidad
de uso |
||
|
Intercambio
de información |
|||
|
Flexibilidad
a los cambios |
|||
|
Seguridad |
|||
|
Cantidad
de tareas automatizadas |
|||
|
Interoperabilidad
del negocio |
Tipo de
liderazgo |
Voluntad
política de los directivos |
|
|
Colaboración
y comunicación entre áreas |
|||
|
Tipo de
administración |
No
redundancia en trámites |
||
|
Flexibilidad
a los cambios |
|||
|
Aspectos
legales |
|||
|
Interoperabilidad
de los datos |
Contenido
de los datos |
Exactitud |
|
|
Suficiencia |
|||
|
Disponibilidad |
|||
|
Semántica
de los datos |
No
redundancia |
||
|
Utilidad |
|||
|
Oportunidad
de los datos |
Prontitud
para responder a cambios inesperados |
||
|
Oportunidad |
|||
|
Actualización
dinámica de los datos |
Fuente: Elaboración propia, 2021.
Para recopilar la
información necesaria, se realizaron entrevistas detalladas, utilizando el
enfoque semiestructurado, que permitió que la investigación siguiera nuevas
líneas de interés y que pudiera ser parcialmente guiada por los participantes.
Una de las ventajas del enfoque cualitativo es examinar a los entrevistados
mientras realizan la entrevista, lo que permite observar sus percepciones.
Además, la investigación cualitativa tiene el potencial de mejorar la
comprensión de las experiencias vividas y proporcionar datos útiles, que los
enfoques cuantitativos basados en encuestas no pueden proporcionar (Dana y
Dumez, 2015).
Las entrevistas
se realizaron al personal directivo que labora en la institución, en total se
entrevistaron diez trabajadores, cinco de ellos con nivel directivo que laboran
en la rectoría, y los otros cinco con nivel de coordinación que laboran en
facultades o unidades académicas; todos ellos usuarios de los SI que se
utilizan en la institución.
De los diez
participantes, siete de ellos cuentan con nivel de doctorado y los otros tres tienen
nivel de maestría, pero que actualmente se encuentran estudiando en un programa
de doctorado; se seleccionaron con alto grado académico debido a que Saldarriaga
et al. (2022), sostienen que los profesores de instituciones de educación
pública con altos niveles de estudios muestran un mayor compromiso y grado de
resiliencia hacia la institución donde laboran.
3. Resultados y discusión
Una vez recopilada la
información se creó una estructura de códigos y subcódigos, la cual se registró
en el software de análisis de datos
cualitativos MAXQDA versión 12, así como la transcripción digitalizada de las
entrevistas. Se crearon en MAXQDA cinco categorías basadas en el modelo NIUP.
Asimismo, para cada categoría se crearon cuatro subcódigos correspondientes a
los dominios de interoperabilidad, donde cada uno de estos dominios fue analizado
con sus principales dimensiones e indicadores, descritos anteriormente en el
Cuadro 4.
Como resultado de
la transcripción de las entrevistas en MAXQDA, se realizó un análisis semántico
de cada respuesta para cada entrevista, y tomando como base el Modelo NIUP, se registró
en el código y subcódigo correspondiente. La frecuencia del procesamiento
resultante se muestra en el Cuadro 5.
Cuadro
5
Resultados del procesamiento del análisis de las
entrevistas con el software MAXQDA
|
Descripción |
Incidencia ∑ |
|
Nivel
0: Sistemas Aislados No
existe interoperabilidad entre sistemas; Datos no compartidos y poco
documentados; Pocos procesos documentados; No existen planes del organismo
rector para agilizar el intercambio de información; No se cuenta con una
estructura formal en el área de TI; Existen limitaciones en cuanto a
conectividad y equipo de cómputo. |
0 |
|
Nivel 1: Conexión Básica Intercambio
de datos electrónico simple como correo electrónico, usb, redes sociales; El
desarrollo de sistemas institucionales es en base a incrementos a como se
presentan las necesidades; Los procesos se documentan, los datos se
estandarizan y documentan; No hay planes de facilitar el intercambio de
información (interoperabilidad) con enfoque estratégico; La interoperabilidad
se da de forma limitada y se produce principalmente debido a la existencia de
documentos, procesos y procedimientos formales; Existen áreas dentro de la
institución que desarrollan sus propias aplicaciones informáticas sin tomar
en cuenta los estándares del área de TI del organismo rector. |
107 |
|
Nivel
2: Conexión Local Se
refuerza el equipamiento tecnológico, los sistemas permiten el intercambio de
información por medio de redes locales; Se establecen normas para la
alineación con otros procesos, se establecen normas y métodos de gestión de
datos; Se capacita al personal para implementar procedimientos para el
intercambio de información; La interoperabilidad se da a nivel proyecto o
departamento; El personal de TI se capacita y fortalece en cantidad y
habilidades, pero no cuenta con una estructura bien definida. |
46 |
|
Nivel
3: Sistemas Integrados Intercambio
de información por medio de bases de datos entre el organismo rector y los
campus universitarios por medio de redes de área amplia WAN; Los datos se
intercambian de manera estática, más no de forma dinámica; Existen
plataformas y herramientas para la ejecución colaborativa de procesos;
Existen controles, gestión y capacitación relacionada con la
interoperabilidad; Se realizan mediciones a nivel área o proyecto, pero no
institucionalizadas en toda la organización. |
35 |
|
Nivel
4: Interoperabilidad Total Intercambio
de información ágil y oportuna en todos los niveles entre organismo rector y
campus universitarios, con lo que se logra la interoperabilidad total; Todos
los datos se encuentran estandarizados en la institución y se intercambian en
forma dinámica; Los procesos, dominios e indicadores relacionados con la
interoperabilidad se institucionalizan en la organización; Por su importancia
la interoperabilidad se encuentra integrada al plan estratégico de la
organización; Los SI generan automáticamente los indicadores que facilitan la
toma de decisiones a nivel gerencial; El área de TI se encuentra en la
estructura organizacional a nivel ejecutivo alto y sus lineamientos se
encuentran estandarizados en toda la organización. |
26 |
Fuente:
Elaboración propia, 2021.
Como puede
observarse, la unidad de análisis se encuentra en diferentes niveles de
interoperabilidad, con una mayor frecuencia de incidencias en el Nivel 1 que
corresponde a los Sistemas Conexión Básica con 107, por lo que se puede
concluir que la unidad de análisis se encuentra a ese nivel bajo de
interoperabilidad donde el intercambio de información se da principalmente a
través de medios auxiliares digitales.
El nivel que
ocupa el segundo lugar con mayor número de incidencias corresponde al Nivel 2 Conexión
Local, donde su principal característica es que la información es intercambiada
a través de redes locales, este nivel cuenta con 46 incidencias; le sigue en el
tercer lugar el Nivel 3 Sistemas Integrados con 35, donde se da la
interoperabilidad de los SI en diversas áreas de la organización, pero no al
nivel institucional, debido a la utilización de redes de área amplia y bases de
datos estandarizadas; le sigue el Nivel 4 con 26 incidencias correspondiente a
la Interoperabilidad Total, que representa al nivel de madurez que la unidad de
análisis debe alcanzar, este escalonamiento debe realizarse en forma gradual.
Cabe aclarar que no resultaron incidencias en el Nivel 0 Sistemas Aislados.
Una de las ventajas de los modelos de
medición de madurez, es que permiten analizar en forma detallada las dimensiones
e indicadores que resultaron con mayor frecuencia de incidencias en cada nivel,
para así tener un diagnóstico más acertado de qué dominios de interoperabilidad
hay que trabajar para subir de nivel hasta alcanzar la interoperabilidad total.
Con el fin de
realizar un análisis detallado de los resultados de la aplicación del modelo
NIUP, se analizan a detalle las incidencias obtenidas de la codificación con el
software de análisis cualitativo
MAXQDA, para el nivel 1 el cual resultó con mayor número de ocurrencias. La Tabla
1, proporciona el resultado del análisis para el Nivel 1 y muestra que la mayor
cantidad de incidencias de los cuatro niveles se da en este nivel con 107, destacando
la interoperabilidad del proceso con 31 frecuencias, de los datos con 30, y del
negocio con 29.
Tabla 1
Resultados
del análisis de las entrevistas con el software
MAXQDA, para el nivel de madurez 1
|
N1: Sistemas
Conexión Básica ∑ = 107 |
|||
|
Dominio |
Dimensión |
Indicador |
∑ |
|
N1 Interoperabilidad
del proceso ∑=31 |
N1ProcesoContenido ∑= 17 |
N1PCTrazabilidad |
2 |
|
N1PCPrecisión |
0 |
||
|
N1PCEficiencia |
15 |
||
|
N1ProcesoOportunidad ∑= 6 |
N1POFlexibilidadCambios |
0 |
|
|
N1POActualidad |
1 |
||
|
N1POTiempoTarea |
5 |
||
|
N1ProcesoSemantica ∑= 8 |
N1PSIntegridad |
0 |
|
|
N1PSDocumentadoEstandarizado |
0 |
||
|
N1PSNoRedundancia |
8 |
||
|
N1 Interoperabilidad
de los datos ∑= 30 |
N1DatosOportunidad ∑= 13 |
N1DOActualizacionDinamica |
7 |
|
N1DOOportunidad |
6 |
||
|
N1DOProntitudCambios |
0 |
||
|
N1DatosSemantica ∑= 9 |
N1DSUtilidad |
2 |
|
|
N1DSNoRedundancia |
7 |
||
|
N1DatosContenido ∑= 8 |
N1DCDisponibilidad |
7 |
|
|
N1DCExactitud |
1 |
||
|
N1DCSuficiencia |
0 |
||
|
N1 Interoperabilidaddel
Servicio ∑= 17 |
N1ServiciosAplicaciones ∑= 10 |
N1SATareasAutomatizadas |
2 |
|
N1SAFlexibidadCambios |
1 |
||
|
N1SAIntercambioInformacion |
7 |
||
|
N1SAFacilidadUso |
0 |
||
|
N1RHServiciosAreaTI ∑= 7 |
N1RHOportunidad |
0 |
|
|
N1RHHabilidades |
0 |
||
|
N1RHEstructura |
7 |
||
|
N1ServiciosInfraestructura ∑= 0 |
N1SIProtocolosComunicacion |
0 |
|
|
N1SIEquipoSuficiente |
0 |
||
|
N1SIEquipoModerno |
0 |
||
|
N1 Interoperabilidad
del negocio ∑= 29 |
N1NegocioTipoAdministracion ∑= 4 |
N1TAFlexibilidadCambios |
1 |
|
N1TANoRedundanciaTramites |
3 |
||
|
N1NegocioTipoLiderazgo ∑= 25 |
N1TLColaboracionComunicacion |
9 |
|
|
N1TLVoluntadPolitica |
16 |
||
Fuente:
Elaboración propia, 2021.
El nivel 1 se
refiere a una interoperabilidad básica, el análisis a nivel dominio/dimensión/indicador
con incidencias mayores a 5 se detalla a continuación:
a. Proceso/Contenido/Eficiencia: Los procesos se realizan a
través de medios electrónicos auxiliares.
b. Proceso/Semántica/No
redundancia:
Se refiere a procesos que se duplican en forma periódica.
c. Datos/Oportunidad/Actualización
Dinámica: Los
datos se actualizan en forma estática más no en forma dinámica.
d. Datos/Oportunidad/Oportunidad: Se refiere a que cierta
información se retrasa.
e. Datos/Semántica/No
redundancia: Existe
duplicidad de información.
f.
Datos/Contenido/Disponibilidad: Falta de disponibilidad de
información.
g. Servicio/Aplicaciones/IntercambioInformación:
Falta de
intercambio de información entre los SI.
h. Servicio/ÁreaTI/Estructura:
El área de
TI de la Institución cuenta con estructuras aisladas en cuanto a la
organización de sus recursos humanos.
i. Negocio/TipoLiderazgo/Voluntad
Política: Se
refiere a la falta de disposición de los directivos para facilitar la
colaboración y el intercambio de información.
Conclusiones
Este trabajo se
centró en evaluar el nivel de interoperabilidad de los sistemas de información
que actualmente operan en la universidad pública, tomando como unidad de
análisis la Universidad Autónoma de Tamaulipas, utilizando el Modelo NIUP
propuesto, el modelo presenta un análisis multidimensional donde se analiza la
interoperabilidad del negocio, del servicio, del proceso y la interoperabilidad
de los datos.
La aplicación del
modelo en la unidad de análisis indica que: El modelo NIUP propuesto, aplicado
junto con la herramienta de software
de análisis de datos cualitativos adecuado, funciona para medir el nivel de
interoperabilidad de las instituciones públicas de nivel superior; además, en
base a los resultados, debido a la frecuencia de la codificación, se observa
que la institución se encuentra en diferentes niveles de interoperabilidad,
aunque con una mayor incidencia en el Nivel 1, que corresponde a los sistemas con
conexión básica.
Asimismo, la institución
cuenta con personal capacitado y la infraestructura tecnológica y de
comunicaciones necesaria para estar en un mejor nivel de interoperabilidad. También
se evidenció que la institución enfrenta diferentes retos en función de los
diferentes niveles de madurez en que se encuentra; así como que los beneficios
de la interoperabilidad de los SI varían según el nivel de madurez alcanzado.
El Modelo NIUP
propuesto para medir el nivel de interoperabilidad en la universidad pública,
puede ser utilizado por diferentes investigadores enfocados en estudios de las
ciencias sociales y computacionales, con el fin de analizar cómo la ISI afecta
el desempeño de las instituciones públicas de educación superior.
Como una
aportación importante para la teoría, es el desarrollo de un nuevo modelo para
medir el nivel de interoperabilidad de la universidad pública, lo cual es una
novedad en la actualidad, puesto que no existe una metodología para medir la
interoperabilidad en ese tipo de instituciones, los modelos de madurez actuales
tienen otros enfoques; además que la interoperabilidad de los SI es un tema poco
estudiado, pero está reconocido que es de vital importancia para agilizar el
intercambio de información.
Una
vez aplicado el NIUP, conociendo el nivel de madurez en la instutución, por ser
un modelo multidimensional, se puede desarrollar una estrategia de
interoperabilidad con la finalidad que la organización alcance un nivel de
madurez superior, al lograrlo, resulta más factible el desarrollo de
investigaciones empíricas con enfoque cuantitativo, que mida la percepción sobre
los beneficios de la ISI, en los grupos de interés involucrados en el manejo de
los SI de la institución.
Para
la institucion analizada es de vital importancia elevar el tema de la
interoperabilidad al plan estrategico de la organización, desarrollar un
proyecto integral para su implementación y asignar el presupuesto necesario con
la finalidad de alcanzar las metas propuestas.
Parte
de la falta de eficiencia en los procesos y la redundancia de solicitar los
mismos documentos en procedimientos periódicos, incluso cuando la información
está automatizada y disponible en formato digital, es que al ser la universidad
una entidad pública, es auditada por agencias federales que requieren
documentos comprobatorios en papel.
Por
lo que, se considera como una futura linea de investigación la
interoperabilidad de los organismos federales que auditan a la universidad
pública, con lo cual se puede cerrar el circulo de interoperabilidad, esto
mismo sucede con los organismos descentralizados encargados de promover la
investigación cientifica, solicitan la misma información en diferentes
plataformas para llevar control de las investigaciones, ademas de otorgar becas
y apoyos a los investigadores.
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* Doctorante en Ciencias Administrativas, en la Universidad Autónoma de Tamaulipas, México. Maestría en Administración. Profesor en la Universidad Autónoma de Tamaulipas, México. E-mail: memo@mejiabarcena.com ORCID: https://orcid.org/0000-0003-1043-7532
** PhD.
in Management Science, Lancaster University, United Kingdom. M. S. Manufacturing Engineering. Profesor de Carrera en la
Universidad Nacional Autónoma de México, México. E-mail: oliverio.cruz.mejia@gmail.com ORCID: https://orcid.org/0000-0001-7362-6408
*** Doctor en Ciencias Administrativas. Maestría
en Dirección Empresarial. Profesor en la Universidad Autónoma de Tamaulipas,
México. E-mail: emelendez23@outlook.com ORCID: https://orcid.org/0000-0002-9624-6675
Recibido: 2021-11-21 · Aceptado:
2022-02-08